Beanstandungen und Einsprüche

Bitte füllen Sie zum Einreichen einer Beanstandung oder eines Einspruchs den beigefügten Vordruck aus, unterzeichnen Sie diesen und senden Sie diesen bitte per E-Mail an: office [at] iidc.at, oder per Post an: IIDC – Österreich, Eduard-Süß-Straße 19, 4020 Linz, Österreich

1. Ziel der Anweisung
IIDC bekennt sich dazu, Beanstandungen/Einsprüche gerecht, unparteilich und zügig gemäß den Vorschriften aus ISO-IEC 17021-2011, ISO-IEC 17065-2013 und der Norm UAE S.2055 -2:2016 zu klären.
Dieses Verfahren skizziert den Prozess, der zu befolgen ist, um eine Beanstandung oder einen Einspruch zu klären, die den IIDC erreicht hat. 
IIDC wird jeder Beanstandung/jedem Einspruch nachgehen, die/der ihm von interessierter Seite per E-Mail oder per Post zur Kenntnis gelangt. Beim Einreichen einer Beanstandung/eines Einspruchs sind ausreichend Nachweise beizufügen, um Ansprüche in Bezug auf Unzufriedenheit zu untermauern. Anonyme, mündliche oder unbegründete Beanstandungen/Einsprüche werden vom IIDC in der Regel nicht verzeichnet und untersucht, sofern nicht deutliche Hinweise vorliegen, die eine Untersuchung rechtfertigen. 

2. Geltungsbereich
Diese Anweisung ist im Bereich des Vertragswesens / IIDC gültig. 

3. Verantwortlichkeiten
Geschäftsführung IIDC / Halal Komitee 

4. Begriffe und Abkürzungen
Entfällt 

5. Beschreibung

Beanstandungen: 
Beanstandungen können dem IIDC von Dritten vorgelegt werden, die Bedenken hinsichtlich eines vom IIDC zertifizierten Unternehmens (Kunde des IIDC) haben, oder von einem direkten Kunden des IIDC, der mit Diensten des IIDC unzufrieden ist. IIDC hat bei der Erledigung von Beanstandungen die Vertraulichkeit in Bezug auf den Beanstandeten und den Gegenstand der Beanstandung zu gewährleisten. 
Beanstandungen sind in der vom IIDC angegebenen Form einzureichen. Alle beim Einreichen von Beanstandungen vorgebrachten Behauptungen bzw. Vorwürfe müssen durch Nachweise belegt werden. IIDC kann die Vorlage einer Beanstandung aufgrund von fehlenden Nachweisen ablehnen. 
Falls die Beanstandung von einem Kunden bezüglich eines Halal-zertifizieren Produkts/Dienstleistung erfolgt und sich die Beanstandung nach Bewertungen als gerechtfertigt erweist, ist der Inhaber der Zertifizierung (Kunde des IIDC) verpflichtet, verursachten Schaden bzw. Schäden zu ersetzen. 

Einsprüche: 
Einsprüche können nur von Kunden des IIDC vorgebracht werden. Ein Antragsteller oder Kunde kann den IIDC förmlich bitten, eine nachteilige Entscheidung, die IIDC in Bezug auf seinen gewünschten Zertifizierungsstand getroffen hat, erneut zu erörtern, indem er beim IIDC schriftlich innerhalb von 30 Kalendertagen ab der schriftlichen Benachrichtigung über die besagte Entscheidung Einspruch einlegt.  

Nachteilige Entscheidungen können umfassen: 

•    Ablehnung der Annahme eines Antrags
•    Anträge auf Korrekturmaßnehmen
•    Reduzierung des Umfangs der Zertifizierung
•    Aussetzung oder Zurückziehung der Zertifizierung
•    Weigerung, den Umfang der Zertifizierung auszudehnen
•    Andere Maßnahmen, die den Erfolg einer Zertifizierung durch den IIDC erschweren

Die Einreichung von Einsprüchen und deren Untersuchung und Entscheidung führt nicht zu diskriminierenden Maßnahmen gegen den Antragsteller. 
Der Antragsteller zahlt eine nicht erstattungsfähige Einreichungsgebühr von 500 € sowie alle während des Einspruchsverfahrens anfallende Kosten. Diese Gebühr wird ungeachtet des Ausgangs des Einspruchs nicht erstattet. 
Der Antragsteller kann den Einspruch jederzeit während des Verfahrens zurückziehen. Wird ein Einspruch aus irgendeinem Grund  zurückgezogen, wird IIDC einen auf den gleichen Gründen beruhenden zukünftigen Einspruch aus nicht annehmen. 

Verfahren zum Umgang mit Beanstandungen und Einsprüchen: 
IIDC hat bei Empfang von Beanstandungen / Einsprüchen und deren Bewertung und Entscheidung den folgenden Prozess anzuwenden: 

  • Bei Erhalt einer Beanstandung/eines Einspruchs (in der vom IIDC angegebenen Form) wird der Qualitätsleiter des IIDC diesen zusammen mit dem Geschäftsführer des IIDC erstmalig überprüfen (Erstprüfungsphase) und bestätigen, ob er sich auf Tätigkeiten des IIDC bezieht, für die er verantwortlich ist. Wenn ja, wird er die Beanstandung/den Einspruch vorbringen und Art und Umfang der Beurteilung sowie damit in Verbindung stehende Parteien und den Zeitrahmen feststellen, einen Prüfer einsetzen und weitere Schritte  unternehmen, die zur Erledigung notwendig sind. In dieser Phase kann der Beschwerdeführer/Anspruchsteller aufgefordert werden, weitere Klarstellungen und/oder zusätzliche Nachweise vorzulegen. Falls erforderlich, wird das Halal Komitee des IIDC hinzugezogen.  
  • Der Beschwerdeführer/Anspruchsteller wird über den Ausgang der Erstprüfung innerhalb von höchstens 10 Arbeitstagen nach Erhalt der Beanstandung / des Einspruchs informiert. 
  • Falls ein zertifizierter Kunde des IIDC beteiligt ist, wird der Vorgang vom Geschäftsführer des IIDC in höchstens 2 Tagen nach der Erstprüfung an den betreffenden Kunden weitergeleitet. 
  • Die Prüfungsphase endet mit einem Untersuchungsbericht. Der benannte Prüfer hat die Unterlagen zu untersuchen, die Nachweise zu prüfen, falls notwendig, ein Spezial-Audit durchzuführen, Fragen an die Beteiligten der Beanstandung aufzusetzen und diese zu befragen, alle Belange anzusprechen, weitere Nachweise zu berücksichtigen und einen Bericht fertigzustellen.  
  • Der benannte Prüfer wird einen abschließenden Untersuchungsbericht sowohl an den Geschäftsführer als auch an den Qualitätsleiter des IIDC und ein Exemplar an das Komitee zur Sicherstellung der Unparteilichkeit sowie an das Halal Komitee des IIDC senden.  
  • Wenn die Untersuchung zu Beanstandung bzw. Einspruch abgeschlossen ist und ausreichend Informationen gesammelt worden sind, entscheiden der Qualitätsleiter und der Geschäftsführer des IIDC, welche Maßnahmen daraufhin zu treffen sind. Eventuell wird auch hier das Halal Komitee des IIDC hinzugezogen.  
  • Der Beschwerdeführer/Anspruchsteller wird vom Geschäftsführer des IIDC durch schriftliche Benachrichtigung über den Ausgang der Untersuchung und die Entscheidung innerhalb eines Zeitraums von höchstens 3 Monaten ab dem Datum der Erstprüfung unterrichtet. 

IIDC hat (soweit wie möglich) alle notwendigen Informationen zu sammeln und zu überprüfen, um die Beanstandung/den Einspruch zu einer Entscheidung zu führen. 
In allen Fällen dürfen Auditoren des IIDC, die Audits bei dem Kunden durchgeführt haben, der mit der Beanstandung bzw. dem Einspruch in Verbindung steht, nicht am Verfahren zur Beilegung der Beanstandung/des Einspruchs beteiligt oder befasst sein. 
IIDC wird alle nachfolgenden Maßnahmen treffen, die zur Lösung der Beanstandung/des Einspruchs nötig sind und zusammen mit seinem Kunden und dem Antragsteller bestimmen, ob und inwieweit der Gegenstand der Beanstandung und dessen Lösung öffentlich gemacht werden soll. 
Der IIDC- Geschäftsführer übermittelt dem Halal-Komitee alle Beschwerde- oder beschwerdebezogenen Unterlagen, welche für die Bearbeitung aller Schritte zuständig ist. Die Genehmigung der Vorschläge des IIDC- Geschäftsführers erfolgt ebenfalls durch das Halal Komitee. Es können auch weitere Verordnungen gesetzt werden, bis die Beschwerde komplett gelöst ist. 
Nach der Entscheidung über die in Beantwortung einer Beanstandung bzw. eines Einspruchs zu treffenden Maßnahmen vom Halal Komitee wird IIDC bei den betreffenden Parteien nachfassen um zu gewährleisten, dass geeignete Abhilfe- und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden.  
IIDC kann auch entscheiden, die Beanstandung/den Einspruch während des nächsten Audits zu untersuchen und leitet die Sache an das Audit-Team weiter, um die Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen festzustellen, die in Bezug auf Beanstandung/Einspruch getroffen worden sind.  
IIDC wird Beanstandungen und Einsprüche sowie die zur Lösung getroffenen Maßnahmen  protokollieren. IIDC wird ebenfalls alle Beanstandungen und Einsprüche und die zugehörigen Unterlagen dem Komitee zur Sicherstellung der Unparteilichkeit bei dessen nächster Sitzung vorlegen. 

Mitgeltendes Dokument: „9.7.1. Formular für Beanstandungen und Einsprüche“.