Verfahren zum Aussetzen, zur Zurückziehung oder Einschränkung des Geltungsbereiches der Halal Zertifizierung

1. Ziel der Anweisung
Dieses Verfahren liefert Richtlinien, die im Fall der Nichteinhaltung oder Nichtübereinstimmung mit der vom IIDC gewährten Halal-Zertifizierung zu befolgen sind und legt das Verfahren für die Weiterführung der Zertifizierung unter Auflagen, die Aussetzung oder Zurückziehung der Zertifikate und die Einschränkung des Geltungsbereichs der Zertifizierung fest. Für die Entscheidungen bezüglich der Zertifizierung, einschließlich Gewährung, Aufrechterhaltung, Erneuerung, Aussetzen und Zurückziehung einer Zertifizierung ist IIDC zuständig. 
Dieses Dokument gilt als erläuternder Teil für Punkt 9.6 im Halal-Zertifizierungshandbuch („Halal Zertifizierung Leitfaden und Managementsystem- Handbuch“). 

2. Geltungsbereich
Diese Anweisung ist im Bereich des Vertragswesens / IIDC gültig.

3. Verantwortlichkeiten
Geschäftsführung IIDC

4. Begriffe und Abkürzungen
Entfällt

5. Beschreibung
Die Nichteinhaltung oder Nichtübereinstimmung kann sich aus einem oder mehreren der folgenden Fälle ergeben: 

  • Der Kunde hat Zertifizierungssystem und Anforderungen nicht eingehalten. 
  • Der Kunde lässt die Durchführung von Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudits nicht in der vorgeschriebenen Häufigkeit zu. 
  • Der Kunde hat die an den IIDC fälligen Gebühren nicht bezahlt. 
  • Die missbräuchliche Verwendung der Bezugnahme auf die Zertifizierung oder des Halal-Logos usw. 
  • Der Kunde hat freiwillig eine Aussetzung oder Rücknahme oder Einschränkung des Geltungsbereichs der Zertifizierung beantragt. 

Im Fall einer Nichteinhaltung oder Nichtübereinstimmung mit den Zertifizierungsanforderungen hat IIDC die geeigneten Maßnahmen zu treffen, wozu die folgenden vier Maßnahmen zählen können:  

5.1. Weiterführung der Zertifizierung unter Auflagen: 
Zu den Auflagen zur Weiterführung der Zertifizierung zählen beispielsweise: 

  • Erhöhte Überwachung durch neues Audit oder zusätzliche Untersuchung. 
  • Die Festlegung einer Frist, um dem Kunden die Umsetzung der vorgeschriebenen Korrekturmaßnahmen zu ermöglichen  

Werden die vorgeschriebenen Auflagen nicht innerhalb des festgelegten Zeitraums erfüllt, wird IIDC mit dem Prozess zur Aussetzung oder Zurückziehung der Zertifizierung beginnen.   

5.2. Einschränkung des Geltungsbereichs der Zertifizierung: 
Der für einen Kunden ausgestellte Geltungsbereich der Zertifizierung kann aufgrund von Änderungen in den Geschäftstätigkeiten eingeschränkt werden oder wenn ein Kunde die Zertifizierungsanforderungen ständig oder schwerwiegend verfehlt hat. Es ist der Teil des betroffenen Geltungsbereichs auszuschließen. Dies beinhaltet auch die sofortige und endgültige Zurückziehung der Zertifizierung für Teile der Produkte bzw. Dienstleistungen. Eine derartige Zurückziehung muss in Übereinstimmung mit den Anforderungen für diese Teile des Geltungsbereichs der Zertifizierung und auch in Übereinstimmung mit den Anforderungen der für die Zertifizierung verwendeten Norm erfolgen.  
Diese Entscheidung kann aufgrund von Nichteinhaltung erfolgen, die bei einem Audit an Ort und Stelle erkannt wurde, oder aufgrund eines Antrags des Kunden, wenn der Kunde die Zertifizierung für eines oder mehrere seiner Produkte bzw. Dienstleistungen nicht mehr wünscht. In allen Fällen werden die Produkte ohne vorherige Benachrichtigung aus der Zertifizierung gelöscht.   

5.3. Aussetzen der Zertifizierung: 
Die für einen bestimmten Geschäftsbereich geltende Zertifizierung, unter die Produkte bzw. Dienstleistungen fallen, kann für einen begrenzten Zeitraum ausgesetzt werden. Das Aussetzen kann sich auch auf ein oder mehrere Produkte bzw. Dienstleistungen beziehen. (In den meisten Fällen überschreitet die Aussetzung nicht eine Frist von 6 Monaten). 
Zur Klärung dieser Nichtübereinstimmung muss der Kunde die notwendigen Elemente innerhalb der gewährten Zeit zur Verfügung stellen. In allen Fällen darf bei den von der Aussetzung betroffenen Produkten bzw. Dienstleistungen nicht mehr auf die Zertifizierung verwiesen werden, bis die Nichtübereinstimmung behoben ist.  
Im Fall einer Aussetzung wird IIDC einen oder mehrere seiner Auditoren beauftragen, um Maßnahmen zu gestalten und dem Kunden mitzuteilen, damit alle notwendigen Schritte zur Beendigung der Aussetzung ergriffen werden und die Zertifizierung gemäß dem Zertifizierungssystem wiederhergestellt werden kann, oder andere als angebracht erachtete Maßnahmen zu ergreifen, um diese Situation zu beheben.  
Ein Unterlassen der Behebung der Probleme, die zur Aussetzung geführt haben, nach der vom IIDC bestimmten Frist führt zur Zurückziehung oder Einschränkung des Geltungsbereichs der Zertifizierung. 

5.4. Zurückziehen der Zertifizierung: 
Dies bedeutet die sofortige Aufhebung der Zertifizierung für alle Produkte bzw. Dienstleistungen des Kunden. Der Kunde darf für keines seiner Produkte bzw. Dienstleistungen mehr auf die Zertifizierung Bezug nehmen. Diese Entscheidung geht auch mit der Beendigung des Vertrags mit IIDC einher.  Die Entscheidung zum Zurückziehen der Zertifizierung hat auch für einen Kunden zu erfolgen, der sich im Zustand der Aussetzung befindet und den Grund der Nichteinhaltung oder Nichtübereinstimmung innerhalb der gesetzten Frist nicht behoben hat, oder die Zertifizierung kann auf Antrag des Kunden beendet werden. 

Vom IIDC durchzuführendes Verfahren: 

  • Erhalt der Angaben entweder vom Kunden oder vom Auditor bezüglich der Nichteinhaltung oder Nichtübereinstimmung und Berücksichtigung aller verfügbaren Nachweise, einschließlich Audit-Berichte, Überprüfung von Zertifizierungen, Beispiele missbräuchlicher Bezugnahme auf eine Zertifizierung, ...usw.
  • Ausfertigung eines Schreibens an den Kunden unverzüglich ab dem Zeitpunkt des Erhalts der Angaben über die Nichteinhaltung oder Nichtübereinstimmung. In diesem Schreiben ist der Grund, die zu ergreifende Maßnahme und Termin anzugeben, zu dem der Kunde die Nichteinhaltung oder Nichtübereinstimmung im Wesentlichen behoben haben soll. 
  • Alle Aufzeichnungen in Bezug auf die Nichteinhaltung oder Nichtübereinstimmung sind in der Kundenakte aufzubewahren. 
  • Falls der Kunde den Termin nicht eingehalten hat, erlässt IIDC-Halal-Ausschuss eine Entscheidung  mit der zu treffenden Maßnahme. Außerdem erstellt IIDC ein Schreiben an den Kunden, um ihm diese Entscheidung mitzuteilen und ihn über sein Recht zur Anfechtung dieser Entscheidung zu informieren.  
  • Das Schreiben soll einen Hinweis enthalten, dass ein Produkt bzw. Eine Dienstleistung ohne Zertifizierung oder mit ausgesetzter oder aufgehobener Zertifizierung keinen Bezug auf die Zertifizierung oder das Halal-Logo des IIDC enthalten darf. Dieses Verbot gilt auch für anderes Informations- und Marketingmaterial (siehe 5.1.1 Vorschriften zur Bezugnahme auf die Zertifizierung). 
  • IIDC wird die im Zertifizierungssystem festgelegten Maßnahmen treffen und die notwendigen Änderungen an den formellen Zertifizierungsunterlagen, öffentlichen Informationen, Genehmigungen zur Nutzung des IIDC Halal-Logos usw. vornehmen, um zu gewährleisten, dass diese keinerlei Angaben enthalten, dass das Produkt bzw. die Dienstleistung weiterhin zertifiziert ist. IIDC wird ebenfalls weitere Maßnahmen treffen, die ihm zweckmäßig erscheinen.